Organisasjonsplan

Kapittel 1 1.1.

 

Årsmøtet

Årsmøtet er Idrettslagets viktigste møte og øverste myndighet. Det bør være det årlige høydepunktet i laget, og skal avholdes ultimo mars hvert år. Årsmøtet kalles inn med minst 1 mnd. varsel ved kunngjøring i O-posten eller direkte til medlemmene. Stemmeberettigede deltakere er medlemmer med betalt medlemskontingent til Idrettslaget.

Årsmøtets dagsorden:

1. Åpning

2. Valg av dirigent, referent og to til å underskrive protokollen

3. Årsberetning fra styret og grupper

4. Regnskap fra styret og grupper

5. Innkomne forslag. (Må være sendt styret senest 14 dager før årsmøtet.)

6. Fastsettelse av kontingenter 6. Budsjett fra styret og grupper.

7. Valg. Herunder: - Styret i idrettslaget - Valgkomité - Revisor - Kontrollkomitè

 

1.2 Valgkomitè

Valgkomiteen skal bestå av leder og 2 medlemmer og 1 varamedlem for neste årsmøte.

1.3 Revisor

Alle organisasjonsledd er regnskaps- og revisjonspliktige.FIL skal følge revisjonsbestemmelsene i revisorloven, herunder engasjere en registrert eller statsautorisert revisor på årsmøte/ting.

1.4 Kontrollkomitè

Kontrollkomiteen skal føre tilsyn med organisasjonsleddets økonomi. Kontrollkomiteen skal påse at organisasjonsleddets midler er anvendt i henhold til lover, vedtak, bevilgninger og økonomiske rammer, samt at de foretatte økonomiske disposisjoner er i samsvar med organisasjonsleddets lov og beslutninger fattet av årsmøte/ting. Kontrollkomiteen skal videre forsikre seg om at organisasjonsleddets interne økonomiske kontroll er hensiktsmessig og forsvarlig.

Kontrollkomiteen skal påse at organisasjonsleddets regnskapsførsel er pålitelig og at dets årsregnskap og delårsrapporter gir et korrekt uttrykk for organisasjonsleddets drift og finansielle stilling. Kontrollkomiteen skal ved gjennomgang av regnskapene vurdere organisasjonsleddets finansielle stilling, forvaltning og drift.

Hvis det ikke finnes kandidater, kan årsmøtet gi hovedstyret myndighet til å betjene denne funksjonen.

1.5 Styret

Hovedstyret er idrettslagets høyeste myndighet mellom årsmøtene og består av en leder, en nestleder og 4 styremedlemmer med ansvar for særidrettene. Funksjonstiden er ett år for leder og to år for resten av styret, med rullering som skaper kontinuitet.

Hovedstyret står hvert år fritt til å bestemme møtefrekvens, men bør minimum ha ett hver andre mnd. (Arbeidsutvalget trer sammen minimum hver måned). Styremøter skal avholdes utenom fastlagte planer når leder eller 3 av styrets medlemmer krever det.

Frogner idrettslag`s formål er å arbeide for idrettens utvikling på Frogner. Fremme samarbeidet mellom særidrettene og virke som koordinerende myndighet for disse.

Frogner idrettslag skal drive sin virksomhet i henhold til de til enhver tid gjeldende lover og regler for Norges idrettsforbund.

Styret skal:

· planlegge lagets totale drift.

· hvert år utarbeide forslag til revidert/oppdatert "Strategiplan” (lages i neste periode), kortsiktig og langsiktig samt "Organisasjonsplan og instrukser". Disse framlegges for årsmøtet i Idrettslaget for godkjenning. Deretter distribueres disse til gruppene, og gjøres tilgjengelige for alle medlemmer.

· iverksette årsmøtets og overordnede idrettsmyndigheters vedtak og bestemmelser.

· forestå gruppas daglige ledelse, representere denne innad og utad, samt ivareta dens interesser.

· vurdere de økonomiske behov innen laget og fordele midlene etter opptrukne planer og godkjent budsjett. Tilskudd og inntekter dis­poneres av Idrettslagets styre.

· oppnevne etter behov komiteer/utvalg/personer for spesielle opp­gaver og utarbeide instruks for disse organer.

· etter evne søke å løse lagets oppgaver i henhold til overordnede lover, regler og normer.

· protokoll skal skrives etter hvert styremøte.

Styrets medlemmer har følgende arbeidsoppgaver:

· eventuelt rekruttere avdelingens øvrige medlemmer/faste stab utover valgkomiteens kandidater.

· utføre arbeidet innefor sine ansvarsområder etter idrettslagets og særidrettenes retningslinjer og budsjetter.

· representere avdelingen i særidrettenes styrer og bl a informere om alt vesentlig som skjer i hovedstyret, samt være ansvarlig for informa­sjon fra særidrettenes styrer til hovedlagets øvrige medlemmer/stab.

· påse at de oppgaver som er nevnt under eget ansvarsområde blir løst på best mulig måte uten unødig spill av tid og ressurser.

· påse at det holdes jevnlige styremøter i gruppene, og på beste måte påvirke til å skape et godt miljø både i gruppene og hele idrettslaget.

· påse at budsjettforslag for gruppene blir utarbeidet, og at man holder seg innenfor det endelige vedtatte budsjett.

1.5.0 Arbeidsutvalg

Arbeidsutvalget skal bestå av 3 personer, (idrettslagets leder, daglig leder, samt et medlem til som oppnevnes blant de tillitsvalgte i Klubben).

Arbeidsutvalget skal:

• ivareta en effektiv og rask behandling av de saker som kommer til fra idrettslagets medlemmer, som ikke kan tas hånd om av administrasjonen og styret.
• fungere i ett år, (følge årsmøtet).
• Behandle de saker som av service og lovmessig hensyn bør behandles hurtig
• møter hver 14 dag
• protokoll skal føres
• informere hovedstyret og ev. grupper som er involvert
• forberede / innstille de sakene som skal videre til hovedstyret
• kontinuerlig vurdere hvilke saker som kan taes hånd om av administrasjonen.

1.5.1 Leder

Lederen er ansvarlig for lagets aktiviteter og har møte­rett i alle grupper samt i utvalg og komiteer.

Leder er personalansvarlig og dermed daglig leders nærmeste overordnede, med nestleder som stedfortreder.

Lederen skal:

· innkalle til og lede styre­møtene ut fra en kjent og forberedt saksliste.

· være lagets representant og kontakt overfor offentlige- og idrettens organer, Sørum kommune, Sørum Idrettsråd, Akershus Idrettskrets, og NIF.

· være ansvarlig for å overvåke og søke kommunale, statlige o a tilskudd.

· være ansvarlig for å skaffe sponsorer, gjerne via en sponsorgruppe.

· sørge for at de utdanningsplaner lages, og at disse følges opp.

1.5.2 Nestleder

Nestlederen fungerer som leder under dennes fravær.

Nestlederen skal:

• være lagets øverste ansvarlige for lagets eiendommer, og bygninger.
• sørge for at helhetlige planer for anleggenes drift lages, og sammen med gruppenes ansvarlige påse at de blir gjennomført.

1.5.3 Kasserer / sekretær

Daglig leder dekker disse funksjonene i Hovedstyret.

1.5.4 Styremedlem med ansvar for Gym og Turn, Allidrett og Skøyter

Styremedlemmet innkalles til gruppenes styremøter ved behov, men minimum 3-4 ganger i året, og er bindeledd mellom gruppene og hovedstyret. Referater skal sendes fra gruppene til ”sitt” styremedlem.

1.5.5 Styremedlem med ansvar for O-posten og Orientering

Styremedlemmet innkalles til gruppenes styremøter ved behov, men minimum 3-4 ganger i året, og er bindeledd mellom gruppene og hovedstyret. Referater skal sendes fra gruppene til ”sitt” styremedlem.

1.5.6 Styremedlem med ansvar for Fotball

Styremedlemmet innkalles til gruppenes styremøter ved behov, men minimum 6-8 ganger i året, og er bindeledd mellom gruppene og hovedstyret. Referater skal sendes fra gruppene til ”sitt” styremedlem..

1.5.7 Styremedlem med ansvar for Håndball og Badminton og Frognerhallen drift

Styremedlemmet innkalles til gruppenes styremøter ved behov, men minimum 3-4 ganger i året, og er bindeledd mellom gruppene og hovedstyret. Referater skal sendes fra gruppene til ”sitt” styremedlem.

Styremedlemmet er ansvarlig for Frognerhallens driftsgruppe, denne består av to til tre oppnevnte medlemmer, (oppnevnes av Hovedstyret) samt en fra hver brukergruppe.

1.5.8 Varamedlem

Varamedlemmet har møteplikt i styremøter, medlemmet har stemmerett ved fravær av faste representanter i styre.

Varamedlemmet skal tre inn styrefunksjoner ved fravær.

1.5.9 Ungdomsutvalg

Det skal i perioden 2001-2002 søkes å opprette et ungdomsutvalg. Hvordan utvalget skal konstitueres vurderes av Frogner idrettslags styre, med leder som ansvarlig.

1.6. Administrasjonen

I administrasjonen er det p.t. 1 ansatt (Daglig leder), med funksjonstid i henhold til ansettelses kontrakt.

Daglig leder har ansvar for den daglige driften, med arbeidsplass i Idrettsparken. Vedkommende skal arbeide etter de til enhver tid gjeldende rammer fastsatt av hovedstyret.

Daglig leder skal ivareta Frogner idrettslags daglige gjøremål på best mulig måte i henhold til arbeidsinstrukser fastsatt av hovedstyret. Idrettslagets grupper og medlemmer skal oppleve enheten som dyktig og servicevennlig.

Daglig leder skal også kunne ta på seg koordineringsoppdrag som gjelder driften av hele idrettsparken, inklusive Grendehus.

1.6.1 Ledermøte

Ledermøte er et møte der lederne i idrettslaget kommer sammen. Dette for å kunne diskutere felles problemstillinger og løsninger, informere hverandre om tiltak og samarbeidsformer.

Daglig leder innkaller, leder og skriver referat fra møtene. Møtene bør avholdes 3 ganger i året.

1.7 Opptak av nye særidretter

Opptas nye særidretter, skal disse fordeles innad i styrekollegiet. Årsmøte vedtar om styret skal utvides ved slikt opptak.

1.8 Komiteer

Styret kan oppnevne spesialkomiteer med definerte oppgaver ved behov.

Kapittel 2 2. ANDRE FUNKSJONER 2.1 Kommunikasjonskanaler

Idrettslaget har følgende informasjonskanaler for sine medlemmer

2.1.1. Internett

www.frogneril.no

2.1.2. E-post

E-postadressene finnes på internettadressen.

2.1.3. O-posten

Utgis maksimalt 4-5 ganger pr. år

2.1.4. Oppslagtavle

Sentralt plassert i idrettsparken, med egne inndelinger for alle gruppene i idrettslaget

2.1.5. Brev

Brukes ved behov

2.2. Kontingenter

Det kreves avgifter for deltagelse i idrettslaget på forskjellige nivå.

2.2.1. Medlemkontingent

Alle som deltar i aktivitet i Frogner idrettslag skal være medlemmer. Dette gjelder både aktive og tillitsvalgte.

Medlemsavgiftene er:

Familiekontingent kr. 600,-

Personer over 17 år kr. 400,-

Personer under 17 år kr. 300,-

Støttemedlem kr. 200,-

Æresmedlem kr. 0,-

2.2.2. Treningsavgifter

Gruppenes årsmøter setter selv sine treningsavgifter

2.2.3. Aktivitetsavgifter

Gruppenes årsmøter setter selv sine aktivitetsavgifter

2.3. Klubbprofil

Frogners farger er rødt hvitt og blått. (fargekoder som i det norske flagget)

2.3.1. Klubbnavn

Alle grupper tilhørende Frogner idrettslag skal starte med Frogner idrettslag, FROGNER IL, alternativt FIL, og så gruppenavnet. Unntak her er Frognerhallen, Flerbrukshuset og O-posten.

2.3.2 Klubbdrakter

Drakter, overtrekksdresser som brukes i FILs regi skal ha røde overdeler og blå bukser. Disse skal så sant det er mulig, handles i den sportsforretningen idrettslaget har avtale.

2.4. Eiendommer

Frogner idrettslag ved sine medlemmer eier Idrettslagets eiendommer.

• Tomt – gårdsnr. 73 og bruksnr. 2 og 37, gårdsnr. 95 og bruksnr.23
  • Parkeringsplass
  • Frognerhallen med kontor, garderobe, og møterom.
  • Flerbrukshus
  • Kiosk
  • 1 Gressbane
  • 1 Grusbane
  • 1 Gresslette (ferdig 2002)
  • 1 Kunsgressbane med flomlysanlegg
  • Flomlysanlegg
  • Skøytebrakke
    • I tillegg eier gruppene teknisk utstyr og maskiner til vedlikehold av eiendommene.

Frogner idrettslag disponerer følgende anlegg.

• Mini grusbane (på kommunal grunn)
• Melvoldbanen, (skøyter + grusbane) (på kommunal grunn)
• Lysløype og skileikanlegg, Heksebergåsen (på privat grunn)
• Lysløype Lindeberg ( på privat grunn)

2.5. Reklame på drakter

All reklame som skaffes, skal forelegges og godkjennes av hovedstyret før bruk.

2.5. Inngåelse av bindende avtaler

• Alle avtaler som er økonomisk bindende for Idrettslaget og dets grupper (eks. avtaler med utstyrleverandører, leverandører av kioskvare, inngåelse av trenerkontrakter, inngåelse av sponsorkontrakter etc), skal godkjennes av hovedstyret, og underskrives av Idrettslagets leder.