lindamauseth 2019-11-10 17:29:24

Arrangementsansvarligs oppgaver og ansvar

 

Arrangementsansvarligs oppgaver

Informasjon og kommunikasjon

Arr.ansvarlig skal være lagets kontaktpunkt for Arrangementskomiteen, og skal delta på møter i regi av komiteen.

Dugnader

  • Ansvarlig for å sørge for at lagets oppsatte dugnader blir bemannet.

  • Ansvarlig for å holde seg oppdatert på gjeldende rutiner, og være en støttespiller for foresatte på dugnadsarbeid.

  • Ansvarlig for å sørge for at flere i laget er kjent med sekretariatet og LIVE registrering.

 

 

Instruks for ansvar og arbeidsoppgaver for dugnadsansvarlig i lag i Frogner Håndball

 

Dette er først og fremst en orienterende oversikt for personer som tar på seg vervet dugnadsansvarlig i håndballag i Frogner IL. Den er primært rettet mot nye. Målet er å gi innsikt i oppgaver som faller under vervet.

Når man har tatt på seg vervet som dugnadsansvarlig bør man snarest ta kontakt med Frogner IL daglig leder og driftsansvarlig, Kjell Hulby. Han nåes på mail: 

daglig.leder@frogneril.no

Det viktig å oppnå kontakt for å skaffe seg adgangskort for hallanlegget. Et slik kort må du ha slik at du både kan åpne og lukke anlegget og få tilgang til rom i hallen som trengs under arrangement. Her får du også en gjennomgang i anlegget slik at du er orientert om rømningsveier, hjertestartere og annen praktisk informasjon du trenger for å kunne ha hallansvar i helgene. Han orienterer også om adgangskortet og ansvar du har knyttet til det.

 I ukedagene er hallen åpen og lukkes på kveldstid ved hjelp av en tilsynsordning. Tilsynsordningen er en «vaktordning» som er dugnadsbasert  ved at utvalgte personer fra særidrettene i idrettslaget Frogner har hallansvaret på kveldstid når det er aktiviteter i hallanlegget. Denne vaktordningen finnes ikke i helgene eller ved større arrangementer. Det betyr at vi selv må ha hallansvar når arrangementer skal organiseres.

Derfor må vi fordele hallansvar og baneansvar i helgene mellom lag i klubben. Denne fordelingen gjøres av arrangementsansvarlig i Frogner håndball forutfor sesongen. Siden region slipper kampoppsett for høst- og for vårsesongen, kommer det en fordeling to ganger i året. I oppsettet fra arrangementsansvarlig fordeles :

  • Kioskuker- ansvar
  • Hallansvar
  • Baneansvar
  • Lagdugnader
  • Klubbdugnader

Lagene innad i klubben organiserer seg noe ulikt, men det er dugnadsansvarlig sitt ansvar å sikre at vakter laget får dekkes opp slik at arrangementer kan organiseres. Disse bør fordeles mellom foreldre i laget og være kjent i god tid før vaktene. Det er ditt ansvar å sørge for å være kjent med lagets vakter gjennom sesongen.

Et tips kan være å ha nær kontakt med klubbens arrangementsansvarlig gjennom sesongen.

Gjennom en sesong omberammes ofte kamper. Dette skaper endringer i det opprinnelige kampoppsettet fra region. I kamper som er omberammet er det lag selv som har ansvar for å dekke opp sekretariat og billettør.

Forutfor hallansvar i helgene kommer en mail fra Frogner IL – denne er orienterende. Den beskriver all aktivitet i anlegget i helgen som kommer og videresendes fra arrangementsansvarlig i klubben. Her står det :

  • Hvem som åpner og lukker hallen
  • Hvem som har aktiviteter og hvor
  • Garderobefordeling- denne oversikten kommer også opp på storskjerm i foajeen ved inngangen slik at borte- og hjemmelag kan være orientert om garderobetildeling og banefordeling

Om det er slik at ditt lag har hallansvar eller baneansvar må man sikre at de som har vakter møter opp i god tid om det ikke går andre kamper i hallen. Når du mottar oversikten fra arrangementsansvarlig er det første og siste kamp starttidspunkt som står oppført- dermed må du regne inn oppmøte på dugnadsvaktene før du fordeler.

Det er vanlig med oppmøte en time før kampstart for mange lag for oppvarming. Dette må du dermed ta hensyn til når du fordeler dugnadsvakter.

Når det gjelder lagdugander gjelder en inntekstfordeling på 30/70 dvs at lagets lagkasse mottar 70 % av inntektene som kommer inn under dugnaden. Oversikt og påmelding til lagdugnader kommer ut sammen med høstens oversikt over vakter.

Klubbdugnader arrangeres to ganger i året, alle inntekter går til klubben. Det forventes at alle foresatte deltar på en vakt pr. spiller i klubben pr dugnad.

Oversikt over tidspunkt for slike dugnader kommer med høstens oversikt. Arrangementsansvarlig i klubben fordeler oppgaver til lagene og sender ut til dugnadsansvarlige i alle lag som har ansvar for å dekke opp vaktene de er tildelt.

Som dugnadsansvarlig er du forpliktet til å møte til innkalte møter i regi arrangement komiteen eller sende en stedfortreder.  Du må også lese og være orientert om instruksene knyttet til kiosk, hallansvar og billettør- de finner du på klubbens hjemmesider under verktøykasse.